Conditions générales

Dernière mise à jour : 26 septembre 2026

Version originale. Les versions espagnole, anglaise et portugaise sont des traductions ; en cas de divergence, la version française prévaut.

1. Qui vend

2. À qui nous vendons

Responia est vendu à des professionnels : entreprises, cabinets, associations et indépendants, pour les besoins de leur activité. Le service n'est pas proposé aux consommateurs.

Une exception compte, et elle est écrite ici parce qu'elle protège nos plus petits clients. Le droit français (article L221-3 du code de la consommation) donne les mêmes protections qu'à un consommateur au professionnel qui emploie cinq salariés ou moins lorsque le contrat ne relève pas de son activité principale. Si vous êtes dans ce cas, la section 14 vous concerne.

3. Ce que fait le service

Responia répond à votre place au téléphone, sur WhatsApp et sur le chat de votre site. Il tient un standard, répond aux questions courantes, pose des rendez-vous dans votre agenda, écrit un résumé de chaque échange et garde l'historique de vos contacts dans un panneau que vous ouvrez avec un navigateur.

Deux caractéristiques essentielles, à connaître avant de commander :

• Il n'invente pas. L'assistant répond à partir de la fiche de votre établissement (vos horaires, vos services, vos sites, vos tarifs) et de ce que vous y avez écrit. Quand il ne sait pas, il le dit et passe la main à une personne. Nous ne promettons pas qu'il réponde juste à une question dont la réponse n'est pas dans sa fiche.
• Il annonce qu'il est une intelligence artificielle dès le premier échange, dans chaque canal et dans chaque langue, comme l'exige l'article 50 du règlement européen sur l'intelligence artificielle. Cette annonce n'est pas une option et ne peut pas être retirée.

Le service dépend de choses qui ne nous appartiennent pas, et il faut les avoir pour qu'il fonctionne : une ligne téléphonique, un compte WhatsApp Business approuvé par Meta, et un agenda partagé avec nous. Nous les mettons en place avec vous pendant la mise en route. Un refus ou un retard de Meta, d'un opérateur ou de Google n'est pas de notre fait et ne nous est pas imputable.

4. Comment le prix se fixe

Les prix ne sont pas affichés sur ce site : chaque périmètre est chiffré après une démonstration, parce qu'un standard de cabinet et un réseau de plusieurs sites n'ont ni les mêmes canaux ni les mêmes volumes. Le devis porte les prix, et c'est lui qui fait foi. Ce que ces conditions fixent, ce sont les règles de calcul, les mêmes pour tout le monde.

• Un abonnement mensuel, hors taxes, en euros en Europe et en dollars des États-Unis en Amérique latine. La taxe applicable s'ajoute selon votre pays et votre statut.
• Une mise en route, payée une fois : l'écriture de la fiche de votre établissement, le branchement des canaux et la liaison de l'agenda.
• Des unités incluses chaque mois. Une unité, c'est un appel ou une conversation. Une conversation est une fenêtre de vingt-quatre heures avec un même contact sur WhatsApp ou sur le chat, quel que soit le nombre de messages échangés dedans. Les unités forment un pot commun : peu importe qu'elles partent en appels ou en conversations.
• Le dépassement est facturé le mois suivant, au prix par conversation et par minute écrit dans votre devis, à partir de ce que le compteur a relevé. Vous le voyez dans votre panneau, onglet Formule, avant de recevoir la facture.
• Ce que vous consommez sur les réseaux (minutes sortantes, SMS, location de numéros) est facturé à notre coût majoré de 30 %, détaillé ligne par ligne sur la facture.

Si un chiffre indiqué ailleurs contredit votre devis, c'est le devis qui dit vrai.

5. Commande

La vente se fait sur devis. Le devis dit la formule, les canaux, les unités incluses, la mise en route et la date de début. Il est valable trente jours. La commande est formée quand vous l'acceptez par écrit, courriel compris, et elle vaut acceptation des présentes conditions.

Le jour où un abonnement en ligne existera, l'acceptation se fera par une case à cocher distincte, non pré-cochée, avec un lien vers cette page. Ce mécanisme n'est pas encore en place et nous ne prétendons pas le contraire.

6. Durée et résiliation

Sans engagement de durée. L'abonnement est mensuel, reconduit de mois en mois. Vous l'arrêtez quand vous voulez, par un simple courriel : la résiliation prend effet à la fin du mois en cours, et le mois entamé n'est pas remboursé. Il n'y a pas de préavis, pas de contrat d'un an et pas de pénalité de sortie.

Si vous choisissez le paiement annuel d'avance, vous recevez deux mois gratuits et vous vous engagez pour douze mois. C'est le seul cas où une durée est engagée, et il est facultatif.

La mise en route est due dès que le travail est fait (fiche écrite, canaux branchés, agenda relié). Elle n'est pas remboursée si vous partez ensuite, parce qu'elle paye un travail déjà réalisé et non l'accès au service.

Nous pouvons arrêter le service pour un client avec un préavis de trente jours, et nous remboursons alors au prorata ce qui a été payé d'avance et pas consommé. Sans préavis seulement en cas d'usage manifestement illicite.

7. Révision des prix

Les prix d'un abonnement en cours peuvent être révisés une fois par an, de 8 % au plus, avec un préavis de soixante jours. Si cette révision ne vous convient pas, vous résiliez avant sa date d'effet et vous ne la payez jamais. Nous préférons l'écrire ici en clair plutôt que de la laisser en petits caractères.

8. Facturation et paiement

La facture est émise en début de mois pour l'abonnement, et couvre le dépassement du mois précédent. Le paiement se fait par virement bancaire, aux coordonnées suivantes : IBAN et titulaire du compte, à l'ouverture du compte professionnel.

Le délai de paiement est de trente jours à compter de la date de facture. Passé ce délai, et sans qu'un rappel soit nécessaire, sont dus des intérêts de retard au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, ainsi que l'indemnité forfaitaire de 40 euros prévue par l'article L441-10 du code de commerce.

Pour un client péruvien : les prix sont nets, libres de tout impôt et de toute retenue péruvienne.

9. Impayé : ce que nous coupons, et ce que nous ne coupons pas

C'est le point où la plupart des services nous semblent malhonnêtes, alors voici la règle exacte, et elle est appliquée par notre code.

• Votre assistant continue de répondre. Le téléphone, WhatsApp et le chat restent servis. Vos clients ne subissent pas notre désaccord commercial : couper la réception d'un cabinet parce qu'une facture traîne lui ferait perdre des patients, et c'est la seule panne qu'on ne pardonne pas.
• Ce qui s'arrête pendant une suspension : l'écriture dans le panneau (vous continuez à lire, à exporter et à voir votre facture) et les campagnes de messages sortants, qui nous coûtent de l'argent à chaque envoi.
• La fermeture d'un compte, elle, coupe tout et efface les données. Elle n'est jamais automatique : elle se décide, elle vous est notifiée, et vous pouvez exporter avant.

Un dépassement d'unités ne coupe rien non plus, jamais. Il se facture, il s'affiche dans votre panneau, et votre standard continue de fonctionner.

10. Disponibilité

Nous visons un service continu et nous surveillons nos serveurs automatiquement, jour et nuit. Nous ne prenons aucun engagement chiffré de disponibilité sur les formules Solo, Negocio et Red : le service dépend d'opérateurs téléphoniques, de Meta et de Google, dont nous ne maîtrisons pas les pannes.

Un engagement de disponibilité chiffré est possible sur un périmètre d'entreprise : niveau de service et pénalités à définir contrat par contrat.

Gardez un chemin humain pour les cas graves. Nous le recommandons par écrit : un assistant qui répond n'est pas un service d'urgence.

11. Vos obligations

• Donner des informations exactes pour la fiche de votre établissement, et les corriger quand elles changent. L'assistant répète ce qui est écrit : un horaire faux dans la fiche devient un horaire faux au téléphone.
• Ne pas nous demander de retirer l'annonce « je suis une intelligence artificielle », ni de faire dire à l'assistant qu'il est une personne.
• N'utiliser les campagnes sortantes que vers des personnes qui peuvent légalement être contactées, et détenir le consentement quand il est requis. Vous êtes responsable de vos listes.
• Garder vos accès pour vous. Les comptes de votre équipe se gèrent dans le panneau, avec un rôle par personne.
• Ne pas utiliser le service pour ce qui est interdit par la loi, ni pour ce que Meta, votre opérateur ou Google interdisent dans leurs propres conditions.

12. Données personnelles

Pour les conversations de vos clients, vous êtes responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant. Le détail (ce qui est traité, pourquoi, avec qui, où, et vos droits) est dans la politique de confidentialité, et nous signons un contrat de sous-traitance à votre demande.

Ce que le code applique aujourd'hui, et que vous pouvez vérifier dans votre panneau :

• Les conversations et les enregistrements sont conservés douze mois par défaut, et vous choisissez vous-même cette durée dans l'onglet Données (de trois à soixante mois, ou sans limite). L'effacement est passé chaque jour par une tâche automatique, pas à la demande.
• Vous exportez vos rendez-vous, vos contacts et vos conversations quand vous voulez, en CSV ou en tableur, sans nous le demander.
• Vous pouvez faire effacer tout votre compte depuis le panneau. Une copie est exigée avant l'effacement, et l'effacement est définitif.
• Les conversations vivent sur notre propre serveur, en Europe. Les appels passent par un opérateur téléphonique, WhatsApp par Meta, et la voix par Google : ces transferts sont nommés dans la politique de confidentialité.

13. Propriété

Vos données restent les vôtres : vos contacts, vos rendez-vous, vos conversations, la fiche de votre établissement. Nous ne les vendons pas, nous ne les utilisons pas pour entraîner un modèle, et nous vous les rendons sur simple demande dans un format ouvert.

Le logiciel, les textes, les scripts d'appel et le panneau restent notre propriété. Votre abonnement vous donne le droit de les utiliser pendant sa durée, pas de les copier ni de les revendre.

14. Rétractation, pour un professionnel de cinq salariés ou moins

Si la section 2 vous concerne, vous disposez de quatorze jours pour vous rétracter, sans motif et sans frais, à compter de l'acceptation du devis.

Si vous nous demandez de commencer tout de suite, deux choses vous seront demandées avant le début des travaux, séparément l'une de l'autre et de l'acceptation des présentes conditions : votre demande expresse que l'exécution commence, et votre renoncement exprès à votre droit de rétractation pour la part déjà exécutée. Sans ces deux accords écrits, votre droit de rétractation reste entier.

Pour l'exercer, un courriel à [email protected] suffit. Nous remboursons dans les quatorze jours, par le même moyen que le paiement.

15. Responsabilité

Nous sommes responsables de notre service. Nous ne le sommes pas des pannes d'un opérateur téléphonique, de Meta, de Google ou de votre accès internet, ni de ce que votre assistant répond à partir d'une fiche que vous avez remplie de façon inexacte.

Notre responsabilité est limitée aux sommes que vous nous avez versées au cours des douze derniers mois, sauf faute lourde ou dommage corporel. Rien dans cette clause ne réduit les droits que la loi vous donne si la section 14 vous concerne.

16. Modification de ces conditions

Nous pouvons modifier ces conditions. Un changement qui vous désavantage vous est annoncé soixante jours avant sa prise d'effet, et vous pouvez résilier d'ici là. La date en haut de cette page dit toujours quelle version est en vigueur.

17. Médiation

La médiation de la consommation ne s'applique pas ici : Responia est vendu à des professionnels, pas à des consommateurs. Si un jour le service est vendu à des consommateurs, l'adhésion à un médiateur agréé devra être faite avant la première vente, et son nom figurera à cet endroit.

18. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont régies par le droit français. Nous chercherons une solution amiable avant toute action. À défaut, le litige relèvera du Tribunal des activités économiques de Lyon.

La plateforme européenne de règlement en ligne des litiges a cessé ses activités le 20 juillet 2025 : aucune mention ne renvoie plus vers elle.

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